Politique en Matière de Renseignements Personnels

Tactex Gestion d’Actifs Inc. (« Tactex») s’engage à conserver le caractère privé et confidentiel de tous les renseignements personnels qui lui sont confiés.

Dans le cadre de la prestation de services de gestion d’actifs ou de courtier sur le marché dispensé, notre entreprise est tenue de recueillir, d’utiliser et de conserver des renseignements personnels au sujet des particuliers. La présente politique en matière de renseignements personnels a comme but de répondre aux questions concernant quels renseignements personnels nous détenons et ceux que nous pouvons transférer, les raisons pour lesquelles nous recueillons ces renseignements, la façon dont nous en assurons la protection, les personnes auxquelles ils pourraient être communiqués et comment il est possible d’y accéder ou de les modifier. La présente politique s’applique à tous les comptes détenus par Tactex et s’ajoute aux conventions de service régissant la prestation des services que nous fournissons à nos clients. En ouvrant et en maintenant un compte chez Tactex, vous acceptez les modalités de la présente politique en matière de renseignements personnels. Cette politique régit également la conduite de tous les employés de Tactex à l’égard des renseignements personnels.

1. CATÉGORIES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUI NOUS SONT CONFIÉS

Lorsque nous ouvrons et maintenons un compte, nous devons, par nécessité ou obligation légale, recueillir les renseignements suivants:

  •  Informations transmises dans les demandes d’ouverture de compte ou dans d’autres formulaires, notamment: nom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, numéro d’assurance sociale, date de naissance, renseignements sur l’emploi, renseignements sur le conjoint, informations financières, renseignements sur la valeur nette et données bancaires;
  •  Informations sur les placements, les actifs et les transactions, comme les soldes de compte, les opérations et transactions effectuées, les prêts sur marge et l’historique de paiement;
  •  Information que nous pourrions recevoir d’agences de renseignements sur la consommation ou le crédit.

2. BUTS DE LA COLLECTE ET DE L’UTILISATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels que nous obtenons durant les processus d’ouverture et d’administration des comptes pour les motifs suivants :

  • Ouvrir, maintenir et administrer les comptes des clients,
  • Agir en conformité avec la législation fédérale et provinciale applicable,
  • Vérifier l’identité des clients et prévenir les fraudes,
  • Fournir les services demandés par les clients,
  • Se conformer aux exigences règlementaires spécifiques à l’industrie.

3. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS

Tactex protège les renseignements personnels en les conservant dans des endroits conçus pour prévenir la perte, l’utilisation malveillante, l’accès non autorisé, la communication, l’altération ou la destruction de ces renseignements. Les renseignements personnels ne sont conservés que pour les durées nécessaires et/ou requises par la loi. Nos employés n’ont qu’un accès sélectif aux renseignements personnels, déterminé en fonction des besoins.

4. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS

Tactex ne vend pas de renseignements personnels à des tiers. Tactex ne communique pas de renseignements personnels à des tiers autrement que dans les circonstances et pour les motifs suivants :

1) Dans le cours normal de ses activités, pour ouvrir, maintenir, entretenir et administrer les comptes des clients, y compris, sans restriction, dans le but de faciliter le processus d’ouverture de comptes et la prestation de services à la clientèle (dont les services fournis par des agents tiers ou des sociétés affiliées), pour les besoins comptable et de vérification;

2) À certains employés de Tactex afin d’offrir des services aux clients, pour entreprendre la surveillance, la conformité et la présentation de l’information requise en vertu des lois applicables et/ou pour fournir des services de reprise après sinistre à l’égard de ces renseignements (ce qui peut inclure les transferts de renseignements à destination d’un autre pays);

3) À d’autres fournisseurs ou partenaires qui collaborent avec nous dans le cadre de la prestation de services à nos clients. Nos fournisseurs de services peuvent parfois être responsables du traitement ou de la manipulation de vos renseignements personnels. Nous ne fournissons à ces prestataires de services que les informations nécessaires à l’exécution de leurs services. De plus, nous recherchons à protéger l’information d’une manière conforme à nos politiques de confidentialité et aux pratiques habituelles de sécurité. Dans le cas où un fournisseur de services est situé dans une juridiction étrangère, ces derniers sont sujet aux lois applicables de la juridiction dans laquelle ils se trouvent, et peuvent etre contraint de divulguer des renseignements personnels conformément à ces lois;

4) À un conseiller juridique dans le but d’obtenir des conseils légaux;

5) En vertu d’autorisations ou d’exigences législatives, y compris aux autorités règlementaires ou organismes d’autoréglementation du secteur des valeurs mobilières, pour les motifs ci-après :

  •   La surveillance des activités liées à la négociation de titres ou aux transactions connexes;
  •   La vérification des ventes, de la conformité financière, des services de négociation et autres vérifications règlementaires;
  •   Enquête sur des cas de violations potentielles de dispositions règlementaires ou législatives;
  •   Bases de données règlementaires;
  •   L’application de la loi ou mesures disciplinaires;
  •   Présentation d’informations aux organismes de règlementation du secteur des valeurs mobilières; et
  • Partage de renseignements avec les autorités règlementaires du secteur des valeurs mobilières, les marchés règlementés, les autres organismes d’autoréglementation et les organismes pertinents chargés de l’application de la loi dans tout territoire relativement aux activités susmentionnées.

En ouvrant et en maintenant un compte chez Tactex, les clients consentent à la communication de leurs renseignements personnels à un tiers dans les circonstances ou pour les motifs susmentionnés.

Les clients de Tactex doivent comprendre, reconnaître et convenir que leur consentement à la communication de renseignements personnels dans l’un des contextes susmentionnés ne constitue pas une condition de Tactex pour faire affaire avec ses clients, incluant les offres ou services pertinents à fournir, sauf si la communication des renseignements est nécessaire dans un cas précis ou si elle est exigée en vertu de la législation applicable. Sous réserve de cette restriction, le consentement donné à Tactex à l’égard de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels peut être retiré ou annulé, à tout moment, sur présentation d’un avis raisonnable, en communiquant avec notre département de la Conformité par courriel au compliance@tactex.ca ou par courrier régulier au 642 rue de Courcelle, Suite 404, Montréal, QC H2Z 1G6.

Si le consentement devait être retiré ou annulé, Tactex pourrait ne pas être en mesure de fournir certains services. Les membres de notre Service des relations avec la clientèle seront heureux de vous expliquer les conséquences de l’annulation ou du retrait du consentement.

5. ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS

Tactex fait tous les efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont exacts et à jour. En tout temps, les particuliers peuvent prendre connaissance et mettre à jour les renseignements personnels que nous recueillons en communiquant avec notre département de la Conformité par courriel au compliance@tactex.ca ou par courrier régulier au 642 rue de Courcelle, Suite 404, Montréal, QC H2Z 1G6.

Les renseignements personnels que Tactex conservent peuvent être consultés par rendez-vous en communiquant avec notre conseiller juridique. Dans votre demande, nous vous prions de préciser le ou les numéro(s) de compte pertinent(s) ainsi que les renseignements que vous désirez faire modifier ou mettre à jour.

6. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS OU PLAINTES

Le conseiller juridique est responsable de veiller au respect de la présente politique en matière de renseignements personnels. Les demandes de renseignements ou les plaintes liées à cette politique doivent être acheminées à notre département de la Conformité par courriel au compliance@tactex.ca ou par courrier régulier au 642 rue de Courcelle, Suite 404, Montréal, QC H2Z 1G6.